Aula 07 - Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão muito conhecida na administração geral. Ele visa controlar e melhorar os processos e produtos de uma forma contínua, uma vez que não possui intervalos, nem interrupções.

Surgiu em 1930, com Walter Shewhart que apresentou um ciclo (PDCA) aplicável sobre a administração da qualidade, entretanto, foi somente ao longo dos anos 50, através de William Edwards Deming e suas palestras no Japão, que o Ciclo PDCA se tornou amplamente conhecido ao redor do mundo.

O ciclo PDCA tem por objetivo a melhoria contínua das etapas de um processo e busca o aperfeiçoamento dos processos de uma empresa, identificando as causas de seus problemas e implementando soluções para os mesmos. É importante ressaltar que devido a ferramenta se fundamentar em um ciclo, todo o seu processo é formado por atividades planejadas e recorrentes, com a teoria de que ele não possui um fim pré-determinado.

O ciclo PDCA tem seu início pela etapa de planejamento (Plan), nessa etapa o objetivo é focar na parte estratégica do ciclo, ou seja, no levantamento e análise das informações. Em seguida ocorre a execução (Do), onde tudo aquilo previamente planejado é executado,

gerando a necessidade de avaliar a qualidade do que está sendo feito e nos levando à etapa do processo de checagem (Check). Nessa etapa temos a verificação de tudo o que foi feito, comparando o que havia sido planejado com o resultado final e com consequentes problemas e falhas que possam ter ocorrido durante o processo. Por fim, toda essa análise implica na necessidade de ação (Act) e na correção dos problemas e divergências encontradas. Segue abaixo uma análise minuciosa de cada etapa do Ciclo PDCA:

1 - P = (Plan / Planejamento): Primeira etapa do ciclo. Deve-se estabelecer um plano com base nas diretrizes da empresa, estabelecendo também os objetivos, os caminhos e os métodos a serem seguidos. Depois é feita a identificação e correção dos problemas encontrados, através de uma ação corretiva eficiente. Nesta parte, constam os items descritivos do problema, as questões que se pretendem responder, as predições dessas questões (palpite sobre algo) e o desenvolvimento de um plano de ação.

2 - D = (Do / Executar): Significa colocar o planejamento em prática, isto é, executar o plano de ação previamente elaborado na etapa de planejamento do Ciclo PDCA, de modo rigorosamente de acordo com o planejamento préestabelecido. No caso, com a condução do plano, as mudanças no processo e as observações sobre o mesmo, devem ser coletados também os dados para a verificação do processo na próxima etapa do ciclo;

3 - C = (Check / Checagem): É a terceira etapa do Ciclo PDCA. Nela deve-se avaliar o que foi feito durante a etapa de execução, fazendo comparações e identificando as diferenças entre o planejado e o que foi realizado. Devemos verificar o que foi aprendido durante a execução do plano, comparando os resultados com as predições que foram feitas na etapa de planejamento. Sendo assim, conseguimos observar se foram alcançados os objetivos ou não. (verificação dos padrões de qualidade);

4 - A = (Act / Ação): É a realização das ações corretivas, que visam a correção das falhas encontradas durante o processo. Após a correção ser realizada, deve-se repetir o ciclo. É nessa etapa que o ciclo reinicia dando continuidade ao processo de melhoria contínua. Resumindo, é através da análise crítica do Ciclo PDCA que se estabelece um plano de ação definitivo para implementação das atividades a serem executadas após os estudos do ciclo.

É importante lembrarmos que as mudanças implementadas pelo Ciclo PDCA possuem dois tipos a serem considerados, que são: as mudanças reversíveis e as mudanças irreversíveis.

As alterações reversíveis de um processo, são as mudanças que podemos retornar ao estágio inicial, ou seja, ao seu estado de origem. São aquelas que mesmo tendo ocorrido, podem ser revertidas sem deixar nenhum vestígio no sistema ou processo, como por exemplo, alterações num determinado procedimento. Já as mudanças irreversíveis, são as alterações que uma vez implementadas nunca mais poderão ser desfeitas (o estágio anterior não pode mais ser atingido). Nós podemos citar, as alterações na estrutura organizacional de uma empresa como um exemplo de mudança irreversível.

Considerado uma das primeiras ferramentas de gestão da qualidade, o Ciclo PDCA permite de forma otimizada e contínua a análise e controle sobre os mais diversos processos existentes numa empresa. Essa ferramenta é um método amplamente aplicado para aumentar a confiabilidade e a eficiência das atividades de uma organização. Com sua metodologia de gestão baseada em quatro passos, o ciclo é considerado uma das mais simples dentre as sete ferramentas da qualidade.

Seu modelo intuitivo é realmente fácil de aplicar e traz ganhos reais para toda e qualquer empresa que fizer uso dele. No geral, devemos lembrar que o PDCA se trata de um ciclo e, portanto, deve continuamente "rodar". Para isso acontecer, todas as suas fases devem ocorrer sem exceção, pois a omissão de uma das fases (qualquer uma) pode causar prejuízos e falhas no processo como um todo. Sendo assim, ao fazer uso do Ciclo PDCA você deve evitar tomar atitudes como: fazer sem planejar; parar após o ciclo completar uma volta; fazer e não checar; planejar, fazer, checar, mas não agir corretivamente; definir metas e não ter o pessoal preparado para executá-las ou definir metas, mas não saber os métodos para atingi-las.

Além de induzir melhoramentos e otimizar as diretrizes de controle, o Ciclo PDCA parte do pressuposto de que as coisas podem sempre melhorar além do parâmetro em que já se encontram. Por isso, deve-se sempre estar atento aos possíveis desvios e estratificações de baixa qualidade em relação ao planejamento pré-elaborado.

Caso isso ocorra, a equipe que esteja aplicando o PDCA deverá agir de modo a manter o andamento do ciclo ao máximo dentro do que fora planejado, a fim de sustentar sua eficiência em relação ao melhoramento dos processos organizacionais. Vale lembrar também, que para aumentar as vantagens do ciclo, o mesmo pode ser utilizado em conjunto com as outras ferramentas da qualidade.

Em resumo, cada vez que um problema é identificado e solucionado, o processo trabalhado pelo Ciclo PDCA passa para um novo patamar de qualidade, uma vez que os problemas que antes afligiam o processo em questão passam a ser vistos como oportunidades de melhorias sobre o mesmo. Este ciclo permite integrar as etapas de modo relativamente simples, já que sua utilização pode acontecer em qualquer processo organizacional (não necessariamente em processos de negócios). Quando se trata exclusivamente de processos de negócios, o Ciclo PDCA auxilia na integração das etapas produtivas, envolvendo gestores e colaboradores em geral, tornando eles responsáveis pela qualidade de um processo específico.

Sendo assim, conseguimos entender que essa ferramenta da qualidade proporciona, de forma qualitativa, melhorias em qualquer processo na qual seja utilizada. Podemos citar ainda que o PDCA pode ser utilizado não somente no ambiente de trabalho, mas também na sua vida pessoal. Vários autores já citaram a possibilidade de utilização do Ciclo PDCA na vida pessoal, e assim como somos treinados para gerir organizações e a extrair para elas os melhores resultados existentes, nada mais conveniente do que usarmos também os recursos da administração em nossas vidas, correto? Sendo assim, não se prenda somente aos âmbitos e aspectos profissionais que a ferramenta transparece, utilize a em benefício próprio também.

Por fim, é importante lembrar que o processo de melhoria contínua deve sempre continuar, não precisando necessariamente ter uma conclusão. O processo de melhoria proporcionado pelo PDCA deve ter por base as ações corretivas do ciclo primário, por isso, sempre ao final de cada ciclo deve-se iniciador um novo circuito, tendo em vista uma melhoria ainda mais específica do processo e de suas etapas. Teoricamente esse é o grande segredo do sucesso do Ciclo PDCA, pois as melhorias que ocorrem a partir de outra feita anteriormente ajudam a gerar um processo de qualidade e ao mesmo tempo altamente produtivo para a empresa em si. 

© Direitos de autor. 2015: Gomes; Sinésio Raimundo. Última atualização: 20/08/2015

Aula 06 - 5W2H: Ferramenta para a elaboração de Planos de Ação

Podemos dizer que o 5W2H se trata de uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada por toda e qualquer empresa. Sua análise possui a finalidade de auxiliar na elaboração de planos de ação, como uma espécie de check-list que aumenta a clareza do colaborador sobre suas atividades. Ele é considerado uma das técnicas mais eficazes em relação ao planejamento de atividades e elaboração de projetos, sendo amplamente utilizado para organizar o que deve ser feito, distribuindo as funções entre os diversos integrantes de uma equipe. Basicamente, o 5w2h explora as principais questões que envolvem um trabalho, garantindo uma visão controlada e examinada da mesma.
A ferramenta 5W2H surgiu no Japão, criada por profissionais da indústria automobilística durante os estudos sobre a qualidade total.
Devido ao seu envolvimento com a qualidade empresarial, sua metodologia é bastante utilizada nesse meio. O 5W2H atua como um mapa de atividades, estabelecendo o que será feito, quem o fará, em quanto tempo será realizado, qual área da empresa é a responsável e quais os motivos para determinada atividade ser feita. Sua metodologia tem origens nos temos What (o quê), Who (quem), Why (por quê), where (onde), When (quando), How (como) e How Much (quanto) da língua inglesa, que consistem em simples perguntas que servem de apoio ao planejamento das atividades.
5W2H é uma ferramenta para elaboração de planos de ação que, por sua simplicidade, objetividade e orientação à ação, tem sido muito utilizada em Gestão de Projetos, Análise de Negócios, Elaboração de Planos de Negócio, Planejamento Estratégico e outras disciplinas de gestão.

De origem atribuída a diferentes autores, que vai desde os trabalhos de Alan G. Robinson até Aristóteles, essa ferramenta baseia-se na elaboração de um questionário formado por sete perguntas:

Note que a sigla 5W2H origina-se nas letras iniciais das perguntas que devemos realizar. O conceito por trás do termo significa que uma ação é influenciada por sete circunstâncias e que, ao elaborar um plano de ação, devemos responder, de modo formal, às seguintes questões:

O que deve ser feito? (a ação, em si);

Por que esta ação deve ser realizada? (o objetivo);

Quem deve realizar a ação? (os responsáveis);

Onde a ação deve ser executada? (a localização);

Quando a ação deve ser realizada? (tempo ou condição);

Como deve ser realizada a ação? (modo, meios, método, etc);

Quanto será o custo da ação a realizar? (custo, duração, intensidade, profundidade, nível de detalhamento, etc).

Está claro que a ordem dos eventos pode ser alterada de acordo o tipo de evento, de organização, de contratação e etc. Colocamos as ações do plano em ordem cronológica (coluna Data) considerando uma possível dependência entre atividades. Mas essa é apenas uma abordagem.

É possível verificar, também, que as colunas “Custo” e “Local” não são tão úteis nesse caso, por ser um plano simples e por haver pouca variação nessas variáveis. Devemos considerar todas as sete circunstâncias descritas para elaborar o plano de ação, mas em casos em que uma destas circunstâncias seja fixa (como uma mesma data de realização, por exemplo) podemos deixar de representá-la em uma coluna de nossa tabela.

Da mesma forma, pode haver situações em que sejam necessárias ou desejáveis informações adicionais em nossa tabela. Além das circunstâncias normais, previstas na ferramenta 5W2H, podemos adicionar informações não necessariamente ligada às circunstâncias, mas que qualificam a própria ação ou seus resultados.

No exemplo abaixo, baseado na tabela  para levantamento de medições, percebe-se uma correspondência dos nomes dos atributos de medição com as questões do 5W2H:

No exemplo, as perguntas “O quê”, “Por quê”, “Onde”, “Como” e “Quem” são respondidas pelos atributos “Item a medir” + ” O que medir”, “Objetivo da medição”, “Onde medir”,  ”Como será medido” e “Responsável pela medição”, respectivamente.

Note que foram suprimidas as questões “Quando” – visto que a medição deverá ser executada automaticamente pelo processo ou sistema – e “Quanto”, pois não se aplicam a este caso. Também foram adicionados dois atributos de medição que não corresponde a nenhuma das 7 questões da ferramenta: “parâmetro de comparação” e “polaridade do indicador”.

Se você ainda não utiliza 5W2H em suas tarefas diárias, comece a pensar quais os planos de ação você poderia formalizar com esta ferramenta e coloque em prática na primeira oportunidade. Você perceberá que se trata de um excelente modo de formalização do planejamento, detalhamento da ação, comunicação de prazos e responsabilidades. E lembre-se de compartilhar nos comentários as suas experiências e dicas.

Algumas vezes, as empresas excluem o How much e utilizam o 5W1H. Outras vezes, usam o 5W3H, no qual se inclui o How many (quantos).
Todos esses tipos de plano de ação podem ser úteis e o que vai definir qual deles será utilizado é a necessidade de detalhamento exigida pela situação.

© Direitos de autor. 2014: Gomes; Sinésio Raimundo. Última atualização: 31/07/2015

Aula 05.1 - Organização do ambiente de trabalho

PRINCÍPIOS PARA A ORGANIZAÇÃO

As oficinas mecânicas podem utilizar alguns princípios que ajudam na sua organização. O gerenciamento visual é uma das técnicas utilizadas para otimizar as demandas e permitir ao colaborador o fácil acesso ao seu material de trabalho sem contratempos ou confusões.
Bons exemplos de Gerenciamento Visual para esta área são: a utilização de painéis de ferramentas, com identificação facilita a localização de ferramentas, instrumentos, EPIs e materiais.
O painel de ferramentas permite que as ferramentas fiquem em um local específico e organizadas de acordo com o tipo.
Esta técnica ajuda a manter os padrões e promover uma melhor visualização por toda a oficina, diminuindo o tempo de serviço executado nas atividades, mantendo a qualidade e consequentemente aumentando os lucros. É por este motivo que vamos estudar de maneira objetiva as práticas do Gerenciamento Visual na organização do espaço de trabalho.
Como seria o desenvolvimento de uma atividade na qual compartilhamos ferramentas e instrumentos com outras pessoas?

Agora pense em você, usinando uma peça e precisa medir utilizando o micrômetro e não o encontra, ou precisa de uma chave e não sabe onde está. Isto vai impactar diretamente nos prazos da produção.
Os princípios da guarda e localização de ferramentas, instrumentos e materiais, está diretamente associada à organização, pois ao iniciar uma atividade, faz-se necessário uma localização rápida dos instrumentos e ferramentas.
A organização do ambiente de trabalho permite encontrar a ferramenta adequada de maneira rápida para a execução de uma tarefa.
Após a realização do serviço, como será o procedimento para a guarda dos instrumentos e ferramentas?
Em relação à limpeza, podemos citar:

• Remover com pano seco, resíduos úmidos como água, graxa e óleo;
• Efetuar a limpeza dos resíduos químicos;
• Remover os resíduos sólidos, como limalhas de ferro, através pano seco.

Em relação aos cuidados, envolve:

• Lubrificar partes móveis sempre que utilizar o instrumento;
• Não misturar ferramentas com instrumentos;
• Guarde instrumentos em estojos apropriados;
• Guarde as ferramentas em caixas adequadas ou em carrinhos.

Instrumentos e ferramentas devem ser guardados cada um no seu devido lugar. Guardar instrumentos juntamente com ferramentas pode danificá-los.
Os princípios da limpeza, e os cuidados com as ferramentas e instrumentos, contribuem com a manutenção dos mesmos.

Colaborar com o asseio e higiene de suas áreas de trabalho é um dever do profissional técnico, que envolve a limpeza de máquinas e equipamentos, visando sua conservação.

IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO NO AMBIENTE DE TRABALHO

A estruturação e organização do ambiente de trabalho é importante e imprescindível para qualquer tipo de serviço, pois permite que o colaborador desenvolva sua tarefa com segurança, qualidade e produtividade. Em um posto de trabalho, a desorganização pode acarretar em acidentes ou danos às peças durante a fabricação. Isso sem contar que é difícil localizar itens bagunçados, o que pode ocasionar em não cumprimento do prazo de execução das atividades.
Faz-se necessário ter um sistema de organização para os instrumentos e as ferramentas. É importante que cada colaborador tenha seu próprio local de armazenamento e mantenha as ferramentas em bom estado, guardadas em locais apropriados, evitando acidentes, extravios ou enganos. O profissional deve ser organizado e disciplinado, visando manter seu posto em condições de resolver os desafios do dia a dia.

• As gavetas devem estar devidamente identificadas, facilitando a organização dos recursos.
• Os instrumentos devem ser guardados em caixas apropriadas, contribuindo para a organização e conservação dos mesmos.
• Ferramentas em mau estado de conservação devem ser separadas das demais, pois não contribuem para a realização de um trabalho seguro, produtivo e de qualidade.
• Pois o tempo gasto para encontrar os recursos acaba aumentando o tempo de execução das tarefas.

Encontrar as ferramentas adequadas para cada tipo de serviço contribui com a qualidade do mesmo.

• Saber onde cada recurso está e utilizá-los de maneira correta contribui para a realização de um trabalho seguro, produtivo e de qualidade.
• É importante organizar as ferramentas de trabalho, separando as defeituosas das que estão em bom estado para uso.
• Dessa maneira evitamos usar ferramentas defeituosas que podem interferir na realização de um trabalho seguro, produtivo e de qualidade.
• Com a identificação podemos sempre guardar os recursos de maneira organizada e, consequentemente, encontrá-los mais rapidamente quando necessário.
• Devemos deixar na bancada, de maneira organizada, apenas as ferramentas e instrumentos que estão sendo utilizados.
• Um posto de trabalho desordenado pode ocasionar acidentes, danos às peças e prejuízos financeiros, além de atrasos na produção e, consequentemente, insatisfação de clientes.

© Direitos de autor. 2015: Gomes; Sinésio Raimundo. Última atualização: 31/07/2015

Aula 05 - Programa 5S Sensos - Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke

O Programa 5S é um conjunto de ações que visam a melhorar as condições no ambiente de trabalho, tornando-o mais adequado tanto para o desempenho das tarefas quanto para a convivência das pessoas. O termo “5S” vem de cinco palavras da língua japonesa (Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke) e foram traduzidos no Brasil como os cinco sensos  (Utilização, Ordenação, Disciplina, Padronização e Limpeza), visando a melhoria na produtividade, qualidade, interação social entre empresa e funcionários, bem estar físico, moral e mental, entre outros benefícios.
O objetivo é organizar os ambientes de trabalho para obter o máximo de desempenho com a melhor condição possível.

Após a Segunda Guerra Mundial, os Japoneses, com poucos recursos começaram uma corrida com o objetivo de melhorar a produção. Eles buscaram informações no Sistema de Produção em Massa, usado pelos americanos, porém viram que esse não se adequaria aos Japoneses, e que eles teriam que adaptar e aperfeiçoar o que haviam aprendido nos EUA.

Desenvolveram programas voltados à qualidade, com o objetivo de buscar a melhoria contínua dos processos e produtos. Dentre esses programas, foi desenvolvido o 5S, que tem a função de criar um ambiente agradável na empresa que proporcione a busca contínua por essa melhoria.
Como já vimos, o 5S está associado a uma mudança de comportamento, que podemos dividir em duas categorias: o jeito de agir e o jeito de ser.

1) SEIRI – Senso de Utilização 

Significa utilizar materiais, ferramentas, equipamentos, dados, etc. com equilíbrio e bom senso. Onde é realizado o descarte ou realocação de tudo aquilo considerado dispensável para realização das atividades.
Os resultados da aplicação do Senso de Utilização são imediatamente evidenciados: Ganho de espaço; Facilidade de limpeza e manutenção; Melhor controle dos estoques; Redução de custos; Preparação do ambiente para aplicação dos demais conceitos de 5S.

2) SEITON – Senso de Organização

O senso de organização pode ser interpretado como a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente.
Para isto devem-se fixar padrões e utilizar algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes, etc.
Tudo deve estar bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico.
Podemos identificar como resultados do senso de organização: Economia de tempo; Facilidade na localização das ferramentas; Redução de pontos inseguros.

3) SEISO – Senso de Limpeza

A tradução para a palavra seiso é limpeza. Este senso define a importância de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos ou desnecessários ao ambiente.
Trata-se de manter o aceio do piso, armários, gavetas, estantes, etc. O senso de limpeza pode ir além do aspecto físico, abrangendo também o relacionamento pessoal onde se preserva um ambiente de trabalho onde impere a transparência, honestidade, franqueza e o respeito.
A aplicação do senso de limpeza traz como resultado: Ambiente saudável e agradável; Redução da possibilidade de acidentes; Melhor conservação de ferramentas e equipamentos; Melhoria no relacionamento interpessoal.

4) SEIKETSU – Senso de Padronização e Saúde

O senso de padronização é traduzido na fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas, etc. Como abrange também o conceito de saúde, é importante que sejam verificados o estado dos banheiros, refeitórios, salas de trabalho, etc. afim de que sejam identificados problemas que afetam a saúde dos colaboradores como os problemas ergonômicos, de iluminação, ventilação, etc.
Este senso tem como principal finalidade manter os 3 primeiros S’ (seleção, ordenação e limpeza) de forma que eles não se percam.
Podem-se evidenciar como principais resultados da aplicação deste conceito: Facilidade de localização e identificação dos objetos e ferramentas; Equilíbrio físico e mental; Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc); Melhoria nas condições de segurança.

5) SHITSUKE – Senso de Disciplina ou Autodisciplina

A última etapa do programa 5S é definida pelo cumprimento e comprometimento pessoal para com as etapas anteriores.
Este senso é composto pelos padrões éticos e morais de cada indivíduo.
Esta etapa estará sendo de fato executada quando os indivíduos passam a fazer o que precisa ser feito mesmo quando não há a vigilância geralmente feita pela chefia ou quando estendem estes conceitos para a vida pessoal demonstrando seu total envolvimento.

Diante de um ambiente autodisciplinado a cerca dos princípios 5S é possível que se tenha: Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho; Trabalho diário agradável; Melhoria nas relações humanas; Valorização do ser humano; Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos.

Os 5S são baseados na filosofia japonesa do Bushido. Um código de princípios morais não escritos, mas que foram passados de geração para geração e incorporados à cultura japonesa e que se resumem em disciplina e harmonia.
Durante a década de 50 e 60 os japoneses passaram pela fase de reestruturação do pós-guerra e desenvolvimento acelerado de suas indústrias. Foi nesta fase que começaram a se desenvolver os conceitos de qualidade aplicada aos processos produtivos.

O Programa 5S aplicado á manutenção.
Aplicando esses conceitos, podemos obter os benefícios expostos a seguir.

Esses conceitos à manutenção, podemos tomar as seguintes providências:
a) manter máquinas, equipamentos, ferramentas e instrumentos limpos e organizados;
b) manter integridade da infraestrutura do local de trabalho, minimizando ou eliminando sujeira, umidade e acúmulo de material desnecessário;
c) cumprir procedimentos de trabalho e recomendações de segurança na realização de todas as tarefas;
d) descartar resíduos dos processos de manutenção nos locais adequados, separando-os por tipo e destinação;
e) observar as próprias condições de saúde e as de seus colegas, informando aos superiores qualquer problema que possa comprometer a saúde ou segurança do grupo.
Aplicando esses conceitos, podemos obter os benefícios expostos a seguir.
A convivência com os cinco sensos apresentados leva os indivíduos a compreenderem melhor o seu papel dentro de uma organização e os torna parte da pirâmide dos resultados alcançados, fazendo nascer a consciência de que é preciso ser disciplinado mesmo quando não há cobranças. Por isso, os Programas de Qualidade têm auxiliado as empresas no processo de melhoria contínua dos produtos ou serviços, principalmente através da mudança cultural, a fim de se obter a vantagem competitiva necessária que será colhida a curto, médio e longo prazo.

© Direitos de autor. 2014: Gomes; Sinésio Raimundo. Última atualização: 31/07/2015

Aula 04.1 - Como Elaborar um Plano de Trabalho

"O mundo abre as portas para aqueles que sabem onde desejam ir”. Elaborar um plano não garante certeza de sucesso, mas muito contribui para assegurá-lo.

Planejamento implica um esforço sistemático e formal visando aumentar a probabilidade de ocorrerem resultados desejados. Quando planejando simulamos antecipadamente as atividades que deverão ser realizadas e o que deverá ser evitado, condicionando nossa mente em identificar oportunidades e riscos.
Uma amostra de vários projetos, ficou evidente que quanto menos se investiu em planejamento, maior foi o risco de estourar o orçamento. 

Afinal, o que é um Plano? Plano é o detalhamento, passo-a-passo, daquilo que será realizado no decorrer do tempo. 5W2H? As questões clássicas que um plano deve responder são: o que será feito (what), quando (when), onde (where), quem (who), porque (why), como (how) e quanto irá custar (how much).
Disciplina é fundamental, e quanto às incertezas envolvidas, cabe ressaltar a necessidade de alguma flexibilidade, pois planos não devem ser interpretados como trilhos, mas como trilhas. 

Através do plano de trabalho, você destrincha o processo e transforma-o em tarefas alcançáveis, fazendo, então, com que fique mais fácil de identificar aquilo que você almeja.  8 Passos para elaborar um plano de trabalho.
1 - Identifique o propósito do seu plano de trabalho. A maioria dos planos de trabalho são para um determinado período de tempo, isto é, para o bimestre, trimestre, semestre ou para o ano.
Em um projeto pessoal, os planos de trabalho lhe ajudarão a traçar aquilo que pretende fazer, como pretende fazê-lo, e em que data pretende terminar.
2 - Escreva a introdução e o resumo do trabalho. Eles fornecem ao seu supervisor, a informação de que irão precisar para colocar seu plano de trabalho no contexto.
3 - Estabeleça metas e objetivos. As metas devem ser focadas no projeto como um todo. Objetivos devem ser mais específicos e tangíveis.
Objetivos, normalmente, são escritos na voz ativa, utilizando verbos de ação que possuem um significado específico de comando, como: planeje, escreva, aumente, meça.

4 - Considere organizar seu plano de trabalho a partir de objetivos claros e que apresentem um resultado melhor. Inclua em uma tabela, quais são as pessoas e aquilo que irá utilizar para ajudá-las. Defina o tempo limite e especifique uma data final para o projeto.
5 - Anote quais são seus recursos. Inclua tudo aquilo que for necessário para que você alcance suas metas e seus objetivos. No local de trabalho, os recursos podem incluir coisas como o orçamento financeiro e/ou pessoal, consultores, prédios ou salas. Os recursos podem incluir acesso à diferentes bibliotecas, além de livros, acesso aos computadores e à internet, bem como a professores e outras pessoas que possam te ajudar no caso de você ter alguma dúvida.
6 - Quem é responsável por completar cada tarefa? Mesmo que a equipe inteira esteja trabalhando em uma determinada tarefa, somente uma pessoa deve ser responsável por dar conta de entregá-la pronta na data prevista.
7 - Anote os passos específicos a serem seguidos. Identifique aquilo que precisa acontecer a cada dia ou a cada semana para que você alcance seus objetivos. Anote também os passos que você acha que outras pessoas ou que seu time deverão seguir.
8 - Faça com que seu plano funcione para você. Planos de trabalho podem ser tão detalhados e extensos como você gostaria ou precisaria que fossem. 

Um modelo de planejamento para montagem de painéis está disponível em: 14_09_001 Planejamento Montagem Painel.pdf
© Direitos de autor. 2014: Gomes; Sinésio Raimundo. Última atualização: 31/07/2015

Aula 04 - Organização de tempo e compromissos no ambiente laboral

Todo trabalho executado de forma correta e de forma organizada gera resultados, pois quando as metas são cumpridas, há satisfação por parte da empresa e do trabalhador.

No momento em que as pessoas passam a confiar no seu trabalho, você se torna peça importante e indispensável, pois toda a equipe e liderança prefere trabalhar com pessoas comprometidas e que, através da organização do trabalho, cumpram tudo o que foi proposto, caso contrário, teriam consequências negativas para a empresa.

ORGANIZE SEU SETOR DE TRABALHO

Procurar ferramentas, dispositivos, documentos e relatórios pode exigir bastante tempo do seu período de trabalho. Para que essas ações não diminuam a sua produtividade, sempre deixe seus equipamentos de trabalho organizados e tudo em seu devido lugar. Um ambiente limpo e organizado facilita o desempenho e passa uma boa impressão do profissional.

A busca constante por ferramentas, documentos, entre outros, sem o mínimo de planejamento ou controle, pode exigir muito tempo do seu período de trabalho. Um ambiente industrial sujo e desorganizado  compromete o ótimo desempenho e gera uma má impressão do profissional.

LISTA DE PRIORIDADES

Procure organizar o tempo e definir, dentre as diversas tarefas, aquelas que são importantes, urgentes e as que aparecem de vez em quando, ou seja, eventualmente. 

Faça uma lista quanto a prioridades das tarefas e, à medida que for executando-as, elimine ou risque da relação.

• Tarefas importantes são todas aquelas consideráveis e necessárias para obter um resultado em curto, médio ou longo prazo.
• Tarefas urgentes são aquelas que ficaram para a última hora ou que já estão fora do prazo estabelecido.
• Tarefas eventuais são aquelas com pouca necessidade ou que ocorrem ocasionalmente.

URGÊNCIA E EMERGÊNCIA

Quando você deixa as atividades para serem feitas de última hora, dependendo da gravidade da situação, essa ação se tornará crítica.

Assim, uma tarefa que poderia ter sido feita com calma e tranquilidade, acaba sendo executada às pressas e, geralmente, ocorrendo falhas.

Atividades paralelas como telefonemas, redes sociais e desabafos com colegas devem ser evitadas pois tiram a concentração e influenciam na qualidade e no prazo final de entrega de nosso trabalho.

FOCO

Quando estamos no ambiente de trabalho devemos sempre evitar coisas que tirem a nossa atenção, pois elas afetam e muito o desempenho profissional.

Atividades pessoais paralelas ao trabalho, como: telefonemas, redes sociais e desabafos com colegas, tiram a concentração e influenciam na qualidade e no prazo final da atividade.

Durante o desenvolvimento das atividades, em um ambiente de trabalho, deve-se sempre evitar coisas que tirem a atenção, pois quando determinadas atividades são deixadas para última hora, as ações relacionadas a elas tornam-se emergenciais. Sendo assim, uma tarefa que poderíamos elaborar com calma, tranquilidade e paciência, acaba sendo feita às pressas e, geralmente, causa erros e falhas.

TRABALHO EM EQUIPE

A habilidade de trabalhar em equipe é essencial! Ao sentir dificuldade em estipular um prazo, por exemplo, peça ajuda para a sua equipe de trabalho ou colegas e faça uma lista das prioridades com a ajuda do seu superior imediato ou líder da equipe.

A partir do momento em que mais de uma pessoa está focada nas tarefas, as atividades poderão ser distribuídas de forma otimizada, reduzindo o tempo de execução. Encontrar as pessoas certas para dividir um trabalho demorado pode trazer mais satisfação do que quando temos que realizar um trabalho de forma individual.

© Direitos de autor. 2018: Gomes; Sinésio. Última atualização: 04/05/2013