O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão muito conhecida na administração geral. Ele visa controlar e melhorar os processos e produtos de uma forma contínua, uma vez que não possui intervalos, nem interrupções.
Surgiu em 1930, com Walter Shewhart que apresentou um ciclo (PDCA) aplicável sobre a administração da qualidade, entretanto, foi somente ao longo dos anos 50, através de William Edwards Deming e suas palestras no Japão, que o Ciclo PDCA se tornou amplamente conhecido ao redor do mundo.
O ciclo PDCA tem por objetivo a melhoria contínua das etapas de um processo e busca o aperfeiçoamento dos processos de uma empresa, identificando as causas de seus problemas e implementando soluções para os mesmos. É importante ressaltar que devido a ferramenta se fundamentar em um ciclo, todo o seu processo é formado por atividades planejadas e recorrentes, com a teoria de que ele não possui um fim pré-determinado.
O ciclo PDCA tem seu início pela etapa de planejamento (Plan), nessa etapa o objetivo é focar na parte estratégica do ciclo, ou seja, no levantamento e análise das informações. Em seguida ocorre a execução (Do), onde tudo aquilo previamente planejado é executado,
gerando a necessidade de avaliar a qualidade do que está sendo feito e nos levando à etapa do processo de checagem (Check). Nessa etapa temos a verificação de tudo o que foi feito, comparando o que havia sido planejado com o resultado final e com consequentes problemas e falhas que possam ter ocorrido durante o processo. Por fim, toda essa análise implica na necessidade de ação (Act) e na correção dos problemas e divergências encontradas. Segue abaixo uma análise minuciosa de cada etapa do Ciclo PDCA:
1 - P = (Plan / Planejamento): Primeira etapa do ciclo. Deve-se estabelecer um plano com base nas diretrizes da empresa, estabelecendo também os objetivos, os caminhos e os métodos a serem seguidos. Depois é feita a identificação e correção dos problemas encontrados, através de uma ação corretiva eficiente. Nesta parte, constam os items descritivos do problema, as questões que se pretendem responder, as predições dessas questões (palpite sobre algo) e o desenvolvimento de um plano de ação.
2 - D = (Do / Executar): Significa colocar o planejamento em prática, isto é, executar o plano de ação previamente elaborado na etapa de planejamento do Ciclo PDCA, de modo rigorosamente de acordo com o planejamento préestabelecido. No caso, com a condução do plano, as mudanças no processo e as observações sobre o mesmo, devem ser coletados também os dados para a verificação do processo na próxima etapa do ciclo;
3 - C = (Check / Checagem): É a terceira etapa do Ciclo PDCA. Nela deve-se avaliar o que foi feito durante a etapa de execução, fazendo comparações e identificando as diferenças entre o planejado e o que foi realizado. Devemos verificar o que foi aprendido durante a execução do plano, comparando os resultados com as predições que foram feitas na etapa de planejamento. Sendo assim, conseguimos observar se foram alcançados os objetivos ou não. (verificação dos padrões de qualidade);
4 - A = (Act / Ação): É a realização das ações corretivas, que visam a correção das falhas encontradas durante o processo. Após a correção ser realizada, deve-se repetir o ciclo. É nessa etapa que o ciclo reinicia dando continuidade ao processo de melhoria contínua. Resumindo, é através da análise crítica do Ciclo PDCA que se estabelece um plano de ação definitivo para implementação das atividades a serem executadas após os estudos do ciclo.
É importante lembrarmos que as mudanças implementadas pelo Ciclo PDCA possuem dois tipos a serem considerados, que são: as mudanças reversíveis e as mudanças irreversíveis.
As alterações reversíveis de um processo, são as mudanças que podemos retornar ao estágio inicial, ou seja, ao seu estado de origem. São aquelas que mesmo tendo ocorrido, podem ser revertidas sem deixar nenhum vestígio no sistema ou processo, como por exemplo, alterações num determinado procedimento. Já as mudanças irreversíveis, são as alterações que uma vez implementadas nunca mais poderão ser desfeitas (o estágio anterior não pode mais ser atingido). Nós podemos citar, as alterações na estrutura organizacional de uma empresa como um exemplo de mudança irreversível.
Considerado uma das primeiras ferramentas de gestão da qualidade, o Ciclo PDCA permite de forma otimizada e contínua a análise e controle sobre os mais diversos processos existentes numa empresa. Essa ferramenta é um método amplamente aplicado para aumentar a confiabilidade e a eficiência das atividades de uma organização. Com sua metodologia de gestão baseada em quatro passos, o ciclo é considerado uma das mais simples dentre as sete ferramentas da qualidade.
Seu modelo intuitivo é realmente fácil de aplicar e traz ganhos reais para toda e qualquer empresa que fizer uso dele. No geral, devemos lembrar que o PDCA se trata de um ciclo e, portanto, deve continuamente "rodar". Para isso acontecer, todas as suas fases devem ocorrer sem exceção, pois a omissão de uma das fases (qualquer uma) pode causar prejuízos e falhas no processo como um todo. Sendo assim, ao fazer uso do Ciclo PDCA você deve evitar tomar atitudes como: fazer sem planejar; parar após o ciclo completar uma volta; fazer e não checar; planejar, fazer, checar, mas não agir corretivamente; definir metas e não ter o pessoal preparado para executá-las ou definir metas, mas não saber os métodos para atingi-las.
Além de induzir melhoramentos e otimizar as diretrizes de controle, o Ciclo PDCA parte do pressuposto de que as coisas podem sempre melhorar além do parâmetro em que já se encontram. Por isso, deve-se sempre estar atento aos possíveis desvios e estratificações de baixa qualidade em relação ao planejamento pré-elaborado.
Caso isso ocorra, a equipe que esteja aplicando o PDCA deverá agir de modo a manter o andamento do ciclo ao máximo dentro do que fora planejado, a fim de sustentar sua eficiência em relação ao melhoramento dos processos organizacionais. Vale lembrar também, que para aumentar as vantagens do ciclo, o mesmo pode ser utilizado em conjunto com as outras ferramentas da qualidade.
Em resumo, cada vez que um problema é identificado e solucionado, o processo trabalhado pelo Ciclo PDCA passa para um novo patamar de qualidade, uma vez que os problemas que antes afligiam o processo em questão passam a ser vistos como oportunidades de melhorias sobre o mesmo. Este ciclo permite integrar as etapas de modo relativamente simples, já que sua utilização pode acontecer em qualquer processo organizacional (não necessariamente em processos de negócios). Quando se trata exclusivamente de processos de negócios, o Ciclo PDCA auxilia na integração das etapas produtivas, envolvendo gestores e colaboradores em geral, tornando eles responsáveis pela qualidade de um processo específico.
Sendo assim, conseguimos entender que essa ferramenta da qualidade proporciona, de forma qualitativa, melhorias em qualquer processo na qual seja utilizada. Podemos citar ainda que o PDCA pode ser utilizado não somente no ambiente de trabalho, mas também na sua vida pessoal. Vários autores já citaram a possibilidade de utilização do Ciclo PDCA na vida pessoal, e assim como somos treinados para gerir organizações e a extrair para elas os melhores resultados existentes, nada mais conveniente do que usarmos também os recursos da administração em nossas vidas, correto? Sendo assim, não se prenda somente aos âmbitos e aspectos profissionais que a ferramenta transparece, utilize a em benefício próprio também.
Por fim, é importante lembrar que o processo de melhoria contínua deve sempre continuar, não precisando necessariamente ter uma conclusão. O processo de melhoria proporcionado pelo PDCA deve ter por base as ações corretivas do ciclo primário, por isso, sempre ao final de cada ciclo deve-se iniciador um novo circuito, tendo em vista uma melhoria ainda mais específica do processo e de suas etapas. Teoricamente esse é o grande segredo do sucesso do Ciclo PDCA, pois as melhorias que ocorrem a partir de outra feita anteriormente ajudam a gerar um processo de qualidade e ao mesmo tempo altamente produtivo para a empresa em si.
© Direitos de autor. 2015: Gomes; Sinésio Raimundo. Última atualização: 20/08/2015
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