Aula 16 - 5W2H: Ferramenta para a elaboração de Planos de Ação

Podemos dizer que o 5W2H se trata de uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada por toda e qualquer empresa. Sua análise possui a finalidade de auxiliar na elaboração de planos de ação, como uma espécie de check-list que aumenta a clareza do colaborador sobre suas atividades. Ele é considerado uma das técnicas mais eficazes em relação ao planejamento de atividades e elaboração de projetos, sendo amplamente utilizado para organizar o que deve ser feito, distribuindo as funções entre os diversos integrantes de uma equipe. Basicamente, o 5w2h explora as principais questões que envolvem um trabalho, garantindo uma visão controlada e examinada da mesma.
A ferramenta 5W2H surgiu no Japão, criada por profissionais da indústria automobilística durante os estudos sobre a qualidade total.
Devido ao seu envolvimento com a qualidade empresarial, sua metodologia é bastante utilizada nesse meio. O 5W2H atua como um mapa de atividades, estabelecendo o que será feito, quem o fará, em quanto tempo será realizado, qual área da empresa é a responsável e quais os motivos para determinada atividade ser feita. Sua metodologia tem origens nos temos What (o quê), Who (quem), Why (por quê), where (onde), When (quando), How (como) e How Much (quanto) da língua inglesa, que consistem em simples perguntas que servem de apoio ao planejamento das atividades.
5W2H é uma ferramenta para elaboração de planos de ação que, por sua simplicidade, objetividade e orientação à ação, tem sido muito utilizada em Gestão de Projetos, Análise de Negócios, Elaboração de Planos de Negócio, Planejamento Estratégico e outras disciplinas de gestão.

De origem atribuída a diferentes autores, que vai desde os trabalhos de Alan G. Robinson até Aristóteles, essa ferramenta baseia-se na elaboração de um questionário formado por sete perguntas:

Note que a sigla 5W2H origina-se nas letras iniciais das perguntas que devemos realizar. O conceito por trás do termo significa que uma ação é influenciada por sete circunstâncias e que, ao elaborar um plano de ação, devemos responder, de modo formal, às seguintes questões:

O que deve ser feito? (a ação, em si);

Por que esta ação deve ser realizada? (o objetivo);

Quem deve realizar a ação? (os responsáveis);

Onde a ação deve ser executada? (a localização);

Quando a ação deve ser realizada? (tempo ou condição);

Como deve ser realizada a ação? (modo, meios, método, etc);

Quanto será o custo da ação a realizar? (custo, duração, intensidade, profundidade, nível de detalhamento, etc).

Está claro que a ordem dos eventos pode ser alterada de acordo o tipo de evento, de organização, de contratação e etc. Colocamos as ações do plano em ordem cronológica (coluna Data) considerando uma possível dependência entre atividades. Mas essa é apenas uma abordagem.

É possível verificar, também, que as colunas “Custo” e “Local” não são tão úteis nesse caso, por ser um plano simples e por haver pouca variação nessas variáveis. Devemos considerar todas as sete circunstâncias descritas para elaborar o plano de ação, mas em casos em que uma destas circunstâncias seja fixa (como uma mesma data de realização, por exemplo) podemos deixar de representá-la em uma coluna de nossa tabela.

Da mesma forma, pode haver situações em que sejam necessárias ou desejáveis informações adicionais em nossa tabela. Além das circunstâncias normais, previstas na ferramenta 5W2H, podemos adicionar informações não necessariamente ligada às circunstâncias, mas que qualificam a própria ação ou seus resultados.

No exemplo abaixo, baseado na tabela  para levantamento de medições, percebe-se uma correspondência dos nomes dos atributos de medição com as questões do 5W2H:

No exemplo, as perguntas “O quê”, “Por quê”, “Onde”, “Como” e “Quem” são respondidas pelos atributos “Item a medir” + ” O que medir”, “Objetivo da medição”, “Onde medir”,  ”Como será medido” e “Responsável pela medição”, respectivamente.

Note que foram suprimidas as questões “Quando” – visto que a medição deverá ser executada automaticamente pelo processo ou sistema – e “Quanto”, pois não se aplicam a este caso. Também foram adicionados dois atributos de medição que não corresponde a nenhuma das 7 questões da ferramenta: “parâmetro de comparação” e “polaridade do indicador”.

Se você ainda não utiliza 5W2H em suas tarefas diárias, comece a pensar quais os planos de ação você poderia formalizar com esta ferramenta e coloque em prática na primeira oportunidade. Você perceberá que se trata de um excelente modo de formalização do planejamento, detalhamento da ação, comunicação de prazos e responsabilidades. E lembre-se de compartilhar nos comentários as suas experiências e dicas.

Algumas vezes, as empresas excluem o How much e utilizam o 5W1H. Outras vezes, usam o 5W3H, no qual se inclui o How many (quantos).
Todos esses tipos de plano de ação podem ser úteis e o que vai definir qual deles será utilizado é a necessidade de detalhamento exigida pela situação.

© Direitos de autor. 2014: Gomes; Sinésio Raimundo. Última atualização: 31/07/2015